オフィスの整理整頓は、業務の効率性を向上させ、ストレスを軽減するために非常に重要です。雑然としたオフィスでは、仕事の効率が悪く、ストレスがかかります。
コクヨが2022年1月に行ったアンケートでは、一日のうち「探し物」に充てている時間は平均13.5分。年間に換算すると54時間ということで、いかにオフィスの整理整頓が大事かが分かります。
整理されたオフィスであれば、探し物に無駄な時間を使うこともなく、集中して仕事に取り組むことができます。
それでは、どうすれば整理整頓されたオフィスを作れるのでしょうか。
1. 目標を設定する
オフィス整理の目的を明確にしましょう。整理の対象となるエリアや領域を特定し、整理の具体的な目標を設定します。
2. 不要なものを整理する
使用しない文房具や家具、古い書類などを整理し、不要なものを処分することでスペースを確保することができます。
3. レイアウトの最適化
デスクや家具の配置を見直し、作業効率を向上させるように調整します。導線を考えて配置していきます。
4. 収納とラベリング
文房具、書類、資料などを整理収納し、ラベリングを活用することで探し物がすぐに見つかり、無駄な時間を省けます。
5. デジタル整理
デジタルドキュメントやファイルの整理も忘れずに行いましょう。クラウドストレージを使用してファイルを整理し、バックアップをとることで、紙の書類を減らし、検索しやすくなります。
6. ルーティンの確立:
整理整頓の習慣を確立するためのルーティンを作成します。毎日、週次、月次の整理タスクをスケジュールに組み込むことでオフィスの状態を保つことができます。
7. メンテナンスとアップデート
定期的なメンテナンスとアップデートを行い、オフィスの整理状態を維持します。新たなアイテムや必要な変更があれば追加しましょう。
用意しておきたい収納用品
クリアーファイル
リングファイル
ファイルホルダー
ファイルボックス
ラベルライター
オフィスの整理整頓は、生産性向上やストレス軽減に大きな影響を与えます。これらのステップを実践することで、整理されたオフィス環境を維持し、仕事の効率性を向上させましょう。
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